IMPLANTA tu SCG (Sistema de Control de Gestión) en tu PYME.
No es necesario ser una gran empresa para crear un eficaz SCG (Sistema de Control de Gestión), cualquier empresa por pequeña que sea puede y yo diría DEBE, tener un buen SCG.
No te va a resultar ni caro (económicamente) ni imposible de implantarlo.
¿Por qué tu empresa necesita un SCG?
Para controlar tu empresa, y poder así tomar las decisiones correctas. A mí me han enseñado que para tener éxito en cualquier toma de decisiones deberías de seguir los siguientes pasos:
- Recabar información al respecto del tema o asunto que vas a tener que estudiar.
- Analizar toda esa información de manera detallada.
- Toma de decisión al respecto.
Así pues para una buena toma de decisiones debes de que tienes que tener una información que sea:
- Oportuna
- Suficiente
- Útil
- Clara
- Necesaria
- Manejable.
¿Por qué necesito controlar mi empresa?
Porque necesito tener claro a dónde quiero dirigirme, y para ello preciso de información que me ayude a tomar las decisiones correctas acerca del camino de mi empresa.
Primero:
Tener claro cuál es la visión global de mi empresa. Tener un plan trazado, yo aconsejo tenerlo. De esta forma podremos medir el resultado de la gestión.
Segundo:
Alimentar mi información de forma confiable y fiable, y para ello tendré que salvar unas barreras: a- Identificar qué información es la que necesito. b-quién la va a trabajar. c-Establecer la frecuencia de elaborar dicha información.d-Asegurarse que se cumpla. En una palabra: CONSTANCIA.
¿Qué es entonces un SCG (sistema de Control de Gestión)?
No es otra cosa que una técnica de dirección que consta de los siguientes pasos:
- Definir un plan en las diferentes áreas que sea consecuente con la estrategia de tu empresa, con la misión de la empresa.
- Establecer objetivos a todos los niveles de responsabilidad.
- Cuantificar esos objetivos.
- Controlar y evaluar periódicamente esos objetivos cuantificados.
- Tomar las decisiones oportunas y correctoras cuando se requiera y como consecuencia a la evaluación de esos indicadores u objetivos.
Gracias a este SCG llegaré a enlazar la Estrategia (Largo Plazo) con la Operativa (Corto plazo).
¿Y qué necesito para ponerlo en marcha y no morir en el intento?
- Una estructura organizativa mínima. Muchas veces, y sobre todo en los tiempos que corren es mucho más eficaz y económico externalizar este servicio.
- Establecer claramente los objetivos a conseguir.
- Realizar un Control Presupuestario mensual o trimestral.
- Implantar un control interno, de todos los procesos internos de la empresa. Aquí animo a que se llegue a redactar un Manual Interno de Procesos (MIP).
- Diseñar y luego implantar un CMI (Cuadro Mando Interno).
¿Cuál es el principal rasgo que caracteriza a un buen SCG?
Que dé a la empresa y a su gerente una sensación de control en su empresa.
¿Qué factores clave intervienen en la implantación de un SCG?
- Tener un buen Plan. Tener clara la misión.
- Tener definidos los objetivos a alcanzar.
- Diseñar, fijar indicadores claros para conseguir dichos objetivos.
- Que esté dirigido por el Gerente, o el comité de dirección, y que toda la organización sea partícipe de ello.
- Haya un responsable de gestionarlo y controlarlo, normalmente es la figura del controller.
Vale, pero ¿qué pasa si no implanto un SCG?
Pues simplemente lo siguiente:
- No sabré cómo va mi empresa.
- No controlo ni a los responsables ni sus resultados. Cada uno ira’ por libre, y no tendré apenas idea del nivel de eficacia de cada uno de ellos.
- Revertirá en una menor rentabilidad de mi negocio. Si no marco objetivos, si no mido, si no controlo, si no evalúo, NO TOMO DECISIONES CORRECTAS, y como consecuencia mi empresa estará perdiendo muchas oportunidades de tener mayores rentabilidades.
- No evaluaré posibles riesgos en mi empresa.
- Si no mido, no existo. Descartes decía ·”Pienso, luego existo”. Aquí en la empresa yo diría “Mido, luego existo”.
¿Ya estás convencido?, pues ahora seguro te preguntas ¿cómo lo implanto?
- Realiza un diagnóstico de tu empresa para tener claro dónde estás hoy, ¿existe en mi empresa alguien para implantar este SCG?, actualmente ¿de qué información dispongo? Y ¿con qué regularidad? Haz un análisis de cuál es tu situación a fecha de hoy acerca de tu SCG.
- Definir el Plan a Largo y a Corto Plazo.
- Identifica tus objetivos fruto de tu análisis y de la realización del Plan.
- Diseña tus indicadores clave para conseguir esos objetivos marcados en tu plan. Esos objetivos pueden ser cuantitativos (ventas, márgenes…etc.) y cualitativos (actitud personal, motivación, etc.)
- -Haz un cronograma o marca unos plazos para todos estos indicadores, y herramientas que has decidido sean tu SCG.
- Responsabiliza esos indicadores en cada responsable que le afecte, y elige a un controlador (controller) para que realice las tareas de gestión, control, evaluación, etc.
- No necesitas caros y complejos ERP, te puede bastar con una simple hoja de cálculo.
- Que fluya la información fruto de ese SCG, a la gerencia, comité dirección, responsables, etc.
¿Es el cuadro de mando lo mismo que el SCG?
No. El CMI es una herramienta más que compone el SCG, al igual que el Control Presupuestario, etc.
Tienes que usar tu sentido común para diseñar el SCG que necesite tu empresa, y utilizar las herramientas que necesites.
Recuerda que cuanto más simple y breve es la información, si ésta es precisa, habrás conseguido tu propósito. Lo breve dos veces bueno.
¿Y qué es el CMI?
Es una herramienta de control y medición para ayudarte en la toma de decisiones.
¿Quién debe de liderar el CMI?
Por supuesto el gerente. Independientemente de que haya un controller en la empresa para gestionarlo, controlarlo, etc., se precisa para que sea efectivo que sea el propio gerente quien lo lidere.
¿Qué debe de contener un buen CMI? ¿Qué indicadores?
Los que considere la dirección que sean los que más le pueden ayudar en la toma de decisiones.
Se suele tener en cuenta 4 perspectivas:
- Clientes, comerciales
- Financieros
- Aprendizaje, innovación
- Procesos, personal
¿Qué ventajas tiene implantar un buen SCG?
- Medir, controlar tu empresa.
- Ayuda a tomar decisiones
- Alinea a los participantes en este SCG.
- Promueve la mejora continua
- Está vivo, siempre debe de evolucionar a mejor.
- Prioriza la Estrategia (Largo plazo) y los aspectos calve operativos (Corto plazo)
- No requiere de grandes sumas de dinero (en un Excel, p.e.)
- Diseñarlo, elaborarlo, y mejorarlo (está vivo), requiere esfuerzo y tiempo. (Constancia).
