IMPLANTACIÓN de una EFICAZ GESTIÓN de TESORERÍA. CASO DE ÉXITO
La diferencia entre una gestión eficiente de nuestra tesorería y una gestión mala o inexistente es muy importante en la buena gestión y control de la empresa.
Cuando me contrató mi cliente, una de las cosas que más necesitaba que mi empresa (DFV) realizase para profesionalizar su empresa, era la de implantar una gestión óptima de su tesorería.
El empresario me contó que la situación en su gestión de Tesorería se estaba volviendo caótica, devoluciones regulares, los clientes pagaban cuando les venía bien, llamadas de los proveedores reclamando que no se les había pagado, otros que el efecto se le había devuelto…Estaba realmente estresado y agobiado ante esta situación. Incluso le resultaba difícil conciliar el sueño por la noche. El administrativo que tenía era muy servicial, pero no era capaz de encarrilar aquella situación. Antes, cuando la empresa era pequeña la situación estaba controlada, pero ahora, con una creciente facturación, parecía que se le estaba yendo de las manos, y era una lástima, ya que tenían unos productos con una alta demanda en el mercado. La empresa en los últimos dos años había experimentado un crecimiento superior al 30% en su facturación.
Cuando mi empresa (DFV) llegó a la empresa, la situación, en cuanto a la gestión de su tesorería era:
- Casi todos los días sus proveedores le giraban algún efecto por sus bancos, con lo que era frecuente, que al no haber saldo en su banco, algún efecto se devolviese.
- Las llamadas de los bancos eran casi a diario, comunicando que había llegado un giro de “x” euros y que no había saldo suficiente. Esto deterioraba mucho l imagen de profesionalidad de la empresa.
- A unos proveedores se les pagaba mediante giro, a otros mediante transferencia, y a algunos con talón e incluso pagarés..
- Al respecto de sus clientes, resulta que facturaban una vez al mes, era lo más sencillo y menos laboriosos para el administrativo.
- A Los clientes les cobraba la empresa unos a 90 días, otros a 120 días, al parecer los comerciales eran buenos vendedores, vendían mucho, pero de negociar poco.
- Aunque la mayoría de clientes se les giraba, había clientes que se les cobraba mediante transferencia, a otros por pagaré o talón.
Medidas tomadas e implantadas:
- Carta a los proveedores comunicándoles que a partir de una fecha determinada se le pagaría mediante transferencia a 60 días, y con el día de pago el 30 de cada mes.
- Negociación con la banca para explicarles las medidas que la empresa iba a tomar para encauzar la situación, y que no devolviesen nada sin previo aviso a la empresa.
- Facturación a nuestros clientes los viernes de cada semana.
- Hablar con los comerciales de que tenían que negociar como plazo de cobro máximo con los clientes 60 días, en ningún caso más. Si con algún cliente fuese absolutamente imposible conseguir estos acuerdos, había que comunicarlo a gerencia para que tomase una decisión al respecto.
- También se impuso y así se le notificó a los comerciales y también se hizo una cara a los clientes actuales que la forma de cobro eran mediante giro a 30 días, los días 25 de cada mes.
- La idea era pagar a todos los proveedores los días 30 y cobrar (girar) a los clientes el día 25, con lo que al llegar el día 30 había saldo suficiente, y si en caso de que no lo hubiese, cosa que veríamos en nuestras previsiones ya tomábamos las medidas oportunas.
Resultados a los 6 meses de implantar estas medidas:
- Nuestro plazo de pago inicial era de 50 días, lo habíamos convertido en 65 días. Ello suponía un alivio para nuestra tesorería, ahorro en gastos financieros (no devoluciones), y descontábamos menos papel con nuestro banco, y mejor imagen cara a terceros, proveedores, y bancos sobretodo, al ver que nuestros pagos estaban ordenados.
- Al facturar todas las semanas a nuestros clientes, y obligar a los comerciales a negociar las ventas con un plazo de cobro máximo de 60 días, conseguimos que nuestro plazo de cobro que inicialmente era de 93 días pasase a 70 días, con el consiguiente alivio para nuestra tesorería y ahorro en gastos financieros y mejora de imagen cara a terceros.
- A pesar de que los comerciales auguraron una bajada de ventas por este cambio de política, esta no se produjo.
- Los comerciales después de varias reuniones y advertencias sobre su obligación e negociar en los términos establecidos, tomaron como un trabajo suyo esta nueva política. Se estaban alineando con dicha política.
En conclusión diremos que el hecho de que profesionalices tu área de Tesorería y tomes una serie de medidas para optimizar tu tesorería, van a revertir positivamente en tu empresa en todos estos aspectos:
- Alivio de tu tesorería
- Acortas tu PMM (Periodo Medio Maduración). Con los que tus Necesidades de Capital circulante serán menores.
- Recordar que el PMM es la suma de Plazo de cobro Plazo de existencias- plazo de pago.
- Y como consecuencia ahorro en gastos financieros (al no haber devoluciones y al necesitar descontar menos efectos y con plazos menores).
- Una mejora de imagen al profesionalizar tu tesorería sobre todo ante la banca, socios, proveedores…
- Los comerciales, responsable de compras y todos los directivos eran conscientes de dicha política y de sus resultado lo que provoca que todos están alineados con dichas directivas establecidas.
Ahora todos los meses en un Excel hacemos nuestra planificación de tesorería teniendo claro los pagos, los cobros (con una certeza bastante elevada), y de esta forma organizamos las remesas en el día adecuado, en concreto remesamos lo que necesitamos pagar el día 30, un par de días antes.
Además de que estamos trabajando con una tesorería previsional a 3 meses vista, y también un presupuesto de tesorería anual.
Ahora mi cliente tiene ordenada su tesorería, con lo que de esta manera optimiza mucho más sus recursos, su tesorería está menos agobiada, hay unos ahorros en gastos financieros, ha mejorado su imagen, y sobretodo esta situación de control no le genera el estrés que tenía antes. Y aunque me comenta que muchas noches no conciliar el sueño, es por otros motivos de la empresa, no por la preocupación de su tesorería, que ahora la tiene profesionalizada y ordenada.
Para nosotros (DFV) este logro, al ver los resultados, me llena de satisfacción, y para mi cliente tranquilidad, profesionalidad, mejora de imagen, ahorro en gastos financieros, sobre todo..
Por todo esto insisto a los empresarios en que profesionalicen su empresa, y por supuesto el área de Tesorería.
