IMPLANTACION DE UN SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN
Un buen sistema de control de gestión permite medir la eficacia de todos los recursos de la empresa, utilizando el sentido común y la prudencia.
Por desgracia hay todavía mucho empresariado que sigue sin pensar en el futuro, sin analizar sus resultados, sin planificar, sin hacer previsiones…etc. Como resulta que tienen buenos resultados no se preocupan de más, tan sólo seguir en la misma línea. Esto es un error que tenemos que salir de esa dinámica y preocuparnos de una mejor gestión. El entorno actual no es el mismo que antaño, estamos en un momento cambiante (mundo VICA), los vertiginosos cambios tecnológicos, la competencia global, lo que vale ahora son los modelos de negocio, la innovación en su empresa, la satisfacción del cliente (único argumento que desde mi punto de vista no ha cambiado respecto a antes).Debemos de implantar un sistema de gestión para evaluar, controlar, planificar nuestra empresa, así y todo, nunca deberemos de bajar la guardia ya que debemos tenerlo permanentemente actualizado dicho control de gestión.
Primero debemos de analizar qué sistema de control de gestión existe en nuestra empresa.
Segundo tener claro por qué se hace tan necesario tener ese control de gestión.
Tercero, conocer cuáles son los beneficios que nos supone el tener un eficaz control de gestión.
La empresa tiene que tener un sistema de control que le permita analizar su situación desde un punto de vista de su gestión global, para ello se crea el sistema de control de gestión, cuya finalidad consiste en definitiva medir el resultado de la gestión de los responsables respecto al cumplimiento de unos objetivos previamente fijados.
¿QUÉ ES EL SISTEMA DE CONTROL DE GESTIÓN?
El sistema de control de gestión es un proceso compuesto de diferentes elementos que implican a toda la organización cuyo objetivo final es dar información para poder controlar la gestión de la empresa. Debe permitir conocer cómo, cuándo y dónde se han empleado todos los recursos de la empresa puestos a disposición de los diferentes responsables para poder obtener unos resultados concretos en función de los objetivos previstos. Para ello la empresa debe tener un sistema organizativo basado en áreas o departamentos de responsabilidad muy bien definidos mediante las funciones y tareas a realizar por cada responsable. Conocer los componentes mínimos y necesarios para que un sistema de control de gestión funcione es un requisito importante para poder evaluar el estado del mismo. El Controller/Director Financiero o el responsable del control de gestión (según empresas y sus tamaños) deben valorar cuál es el estado y la eficacia de los componentes del sistema de control de gestión.
En una época de crisis no disponer de un adecuado sistema de control de gestión, puede llevar a una organización mucho más rápido a tener problemas en su rentabilidad, su productividad, su volumen de ventas y su tesorería.
El sistema de control de gestión aporta a la empresa los siguientes beneficios: controlar el cumplimiento de objetivos, tomar mejor las decisiones, anticipar problemas futuros, controlar la evolución del negocio, implantar un sistema de retribución variable, obtener un cuadro de mando, controlar mejor los recursos consumidos, asignar responsabilidades y verificar su cumplimiento, obtener la información clave y las herramientas necesarias para evaluar el sistema de control de gestión actual y mejorarlo.
Cada empresa puede tener unas necesidades de tener un SCG diferente, por lo que hay que diseñar dicho SCG particularizado a cada empresa según sus necesidades, no olvidemos que siempre actuaremos desde el sentido común.
Los puntos que básicamente deben de tener un buen SCG deben de ser:
- Diseñar la contabilidad que se ajuste a las necesidades de análisis de la empresa (contabilidad analítica)
- Confección del presupuesto con la participación de todos los componentes de la empresa, o cuanto menos por los responsables, y después llevar un control presupuestario por el controller o Director Financiero.
- Diseñar procesos o sistemas de cierre mensuales y anuales.
- Ver qué informes se precisan con el CEO (comerciales, producción, financieros…)
- Gestión inmovilizado y su control
- Existencias, gestión y control.
- Gestión del riesgo
- Tesorería, planificaciones mensuales, trimestrales y anuales
- Calculo de las NOF (Necesidades Operativas de Fondos) y su optimización
- Diseñar un sistema de reporting mensual con el gerente/CEO (puede ser el cuadro de mando integral).
- En todo momento se deberá de tener planes de reducción de gastos.
- Gestión financiación y relación con la banca. Necesidades de financiación, a corto plazo y a largo plazo.
- Análisis de rentabilidad por líneas de negocio, productos,etc.
Básicamente estas serían las herramientas que un controller/ Director Financiero deberían de implantar en un SCG (Sistema de Control de Gestión), lógicamente, como tantas veces he dicho, cada empresa es diferente y puede que necesite alguna herramienta de control diferente.
