Son tiempos difíciles, y parece ser que vivir en tiempos VICA (Volátiles, Inciertos, Cambiantes y ambiguos) va a ser lo normal. Tenemos que habituarnos.
Como todas las crisis, va por “barrios” (sectores) e incluso habrá “barrios” en los cuales la crisis se presenta como una oportunidad, la típica retórica que hay en todos los momentos de recesión.
Soy un ferviente defensor del presupuesto como una de las herramientas clave en la estrategia de la empresa a corto plazo, además de ser un instrumento imprescindible para la gestión y control de tu negocio. Siempre lo he defendido, pero manteniendo la tesis de que este sea flexible, ya que como he dicho así lo requieren estos tiempos actuales.
“el presupuesto es una herramienta de gestión y control que refleja la estrategia de la empresa en el corto plazo”
Ejemplos
Voy a contar un caso que es muy fácil se de en estos tiempos actuales de crisis en un gran número de empresas.
La empresa “A”. En su estrategia a 1 año vista, decide abrir una nueva línea de negocio y aperturar una nueva delegación en una zona donde ve oportunidades claras de expandir su negocio. Digamos que construye su estrategia a corto plazo basado en estos dos proyectos. Además de que la empresa estima un crecimiento natural de su negocio del 10%.
La empresa para afrontar esta doble iniciativa se plantea que va necesitar una serie de recursos, más gastos y nuevas inversiones. Y con ello, por supuesto se considera habrá un incremento de ventas en el ejercicio.
Toda esta estrategia se refleja en la herramienta del presupuesto, pero resulta que llega junio y las 2 iniciativas no han arrancado apenas debido a diversos problemas, no hay apenas ventas, pero en cambio sí que han supuesto importantes gastos e inversiones.
En nuestro caso, se esperan ventas totales en el año 2023 de 10.000M, y unos gastos de 8.000M y unos beneficios de 2.000M:
Tenia que haber alcanzado unas ventas según presupuesto de 5.000M y las ventas al no ir bien con los dos nuevos proyectos han sido de 4.500M, una bajada del 10%, ya que dichos proyectos se están retrasando, y en cambio los gastos están por encima de lo presupuestado, tenía que haber gastado 4.000M según presupuesto y se ha gastado 4.300M
Nos hallamos en un escenario en que las ventas son un 10% inferiores a lo presupuestado y los gastos son un 7,5% superiores al presupuesto.
Conclusiones
El problema es doble:
-No cumplimos presupuesto de ventas, en cambio estamos por encima del presupuesto de gastos
-Es claro que tenemos un desajuste total de nuestros números.
Si cumpliésemos el presupuesto de ventas, y los gastos estuviesen por encima del presupuesto, el ejercicio sería ver cómo reducir estos gastos para ajustarlos al presupuesto, pero en nuestro caso encima ni tan siquiera cumplimos con el presupuesto de las ventas.
Lo que hay que hacer es redimensionar los gastos a las ventas reales. Algo nada sencillo e incluso puede ser doloroso.
De seguir esta dinámica acabaríamos el año:
La empresa tiene que actuar redimensionado la empresa de manera rápida:
La solución que se propone es diseñar un Plan de Reducción de Gastos (PRG).
Al no cumplir expectativas de ventas hay que redimensionar la empresa ante la nueva situación o cifras de ventas.
En dicho PRG hay que empezar a revisar todas las partidas de gastos y reducir, eliminar u optimizar todo gasto posible.
Es un ejercicio complicado y doloroso que no queda otro remedio que afrontar.
¿cómo hacerlo?
1-involucra a los directivos y a la empresa en general con esta iniciativa. Pídeles ideas, propuestas. Luego las analizas y las que sean buenas las incorporas al PRG
2-Estamos ante un Cambio, por lo que tienes que comunicar de manera clara, motivadora, y enviar un mensaje reiterativo.
3-Una buena idea es usar un Excel para anotar las iniciativas a realizar, poner para cada iniciativa un responsable, añadir un tiempo de inicio de fin, y también establecer prioridades.
4-Crear un comité para este PRG, hacer reuniones periódicas de seguimiento, nuevas iniciativas, etc.
Recuerda que todo cambio requiere un proceso:
1º-Generar la sensación de Urgencia en las personas que queremos motivar a ese cambio.
2º-Visión. cómo puede ser el futuro suyo si cambiamos todos los que formamos parte de la organización.
3º-Quién está a bordo?
4º-La cuarta fase es la ejecución.
Así pues, si tu situación en tu presupuesto es de una desviación de esta índole, mucha fuerza para afrontar esta situación.
Nosotros desde DFV, podemos acompañarte en este proceso!
