IMPLANTANDO EL PRESUPUESTO Y SU CONTROL. CASO DE ÉXITO
Uno de los proyectos en los que estoy aportando mi granito de arena como Director Financiero Externo, es especialmente sugestivo para mí, ya que se trata de una empresa con un potencial increíble y sobre todo con que me estoy encontrando con una dirección que además de entender la necesidad de profesionalizar su empresa, escucha mis consejos y me da carta libre para implantarlos. Apostaría cualquier cosa a que esta empresa en los próximos años crecerá de manera muy importante.
Una de las tareas que desarrollé fue la de implantar el presupuesto y su control,
era la primera vez que esta empresa iba a trabajar con esta herramienta a la que yo considero esencial en toda empresa por pequeña que sea.
Pasos para implantar este presupuesto:
- Recabar Información. Un Director Financiero Externo, si realmente quiere aportar valor a una empresa, lo primero que debe de hacer es conocer a fondo a la empresa, cuando digo a fondo es a fondo, cuál es su modelo de negocio, sus valores, su visión, su misión, su organización, procesos, productos, clientes, proveedores, etc. Este trabajo puede tardar dependiendo del tiempo en el que estés en la empresa.Una vez conoces a fondo la empresa, te metes en su cuenta de resultados y en su balance.
- Metiéndonos ya en el presupuesto, debemos de averiguar las inversiones que se van a realizar en el año próximo, ya que esto afectará mucho a tu presupuesto. En este caso real se iba a invertir en una nueva máquina para el lanzamiento de un nuevo producto.
- Detallar los gastos adicionales que supone esa nueva inversión:
- 3.1. Teníamos que alquilar una pequeña nave colindante con nuestras instalaciones para ubicar la nueva máquina. Mas gastos en arrendamientos.
- 3.2. Necesitábamos realizar una serie de reformas en la instalación para la nueva maquinaria. Parte de estas reformas se activaron, otra pequeña parte se suponen que son un gasto anual con lo que se suman a la partida de reparaciones y conservación.
- 3.3. Se contrata a una empresa externa para llevar el mantenimiento de la nueva máquina. Es un gasto a sumar en la partida de servicios profesionales independiente.
- 3.4. Se decidió comprar una pequeña furgoneta para transportar el nuevo producto. El vehículo en sí se activó como nueva inversión, se valoró el gasto de transporte adicional que generaría el nuevo producto.
- 3.5. Se tuvo que ampliar la póliza de seguros por la nueva máquina, nuevo vehículo de transporte. Se puso en la partida Primas de seguro.
- 3.6. Se presupuestó una campaña de marketing vía revistas especializadas en el sector, asistencia a una feria para promocionar el nuevo producto y nuevos catálogos y trípticos del nuevo producto. Todo esto lo desglosamos de manera muy detallada. La cuenta contable es la de Gastos publicidad y representación.
- 3.7. Se presupuestó una cantidad para gastos de viajes, representación, comidas con posibles clientes, etc. relacionados con el lanzamiento del nuevo producto. Esta partida la pondríamos en la cuenta de otros servicios.
- 3.8. Para la nueva línea tendremos que contratar a dos personas más, uno que estará manejando la máquina y otra que será la que venda el producto (comercial). Estos gastos los reflejaremos en la cuenta de gastos de personal, y en la de Seguridad social.
- 3.9. Para manejar la nueva máquina tendríamos que realizar un curso de formación para el responsable de producción, y el nuevo operario. Presupuestamos una cantidad en la cuenta de Gastos de formación.
- 3.10. Estimamos que la nueva máquina nos iba a reportar un incremento de ventas en una cantidad, con lo que estas ventas tendríamos que descontar más por anticipo de facturas o giros , y ello iba a suponer unos gastos financieros superiores reflejados en la cuenta de gastos financieros, además con el incremento de ventas por la nueva máquina vimos que teníamos que ampliar nuestra línea de anticipos, con lo que teníamos que negociar dicha ampliación, y presupuestamos unos gastos por la firma de dicha línea en la partida Otros gastos financieros.
Todo esto en cuanto a lo que incide en el lanzamiento de un nuevo producto, nueva inversión.
4. Para el resto del presupuesto normal, lo que hago es cada partida de la cuenta de resultados primero plantearme si realmente es necesaria (presupuesto base cero), luego ver qué gasto supone mensual, y luego estimar dicho gasto anual. Deberemos de considerar muchas posibles incidencias que se puedan dar a lo largo del año, por ejemplo si tenemos un leasing que acaba en junio (gastos hasta junio), tendremos en cuenta aquellas partidas que puedan ser susceptibles de subidas por efecto del IPC, si vamos a necesitar contratar algún profesional externo en algún mes determinado, si vamos a realizar algún evento especial, asistencia a una Feria, algún viaje relacionado con el negocio, etc.
Cada partida debe de ser analizada a conciencia con el fin de que tu presupuesto sea lo más fiable posible. Una vez más apelo al sentido común en tu trabajo.
Pero no olvides que para tener éxito en la implantación de esta herramienta es necesario que:
- Se lidere desde la dirección.
- Se comunique y haga partícipes a toda la organización.
- Periódicamente habrá información feed-back para control de dicho presupuesto a toda la plantilla implicada.
- Reuniones periódicas para analizar las desviaciones y sus posibles acciones correctoras.
- Trabajar con el rolling budget es aconsejable, ya que el entorno cambiante es alto, y si nuestra herramienta se desfasa no tendrá ninguna utilidad y nos hará perder el tiempo.
El presupuesto y su control es una herramienta de gestión muy útil, pero siempre que se utilice con rigor y profesionalidad.
Animo a todos los empresarios que no utilizan esta herramienta a que la implanten en su empresa, seguro que les reportará beneficios.
