¿TRABAJAS EN UN MAR DE DISTRACCIONES?
PRODUCTIVIDAD EN TU EMPRESA. LAS DISTRACCIONES E INTERRUPCIONES
Te voy a sugerir que escojas cualquier día de trabajo normal y lo pases observando cómo trabajas tú y tus compañeros. Fíjate en el tiempo en que un compañero habla con otro, de los temas que hablan, de las veces que cogen llamadas, están con el móvil contestando WhatsApps, leyendo y respondiendo emails, algunos de trabajo, otros, espero que no muchos, de no trabajo, pocos importantes, la mayoría nada importantes, y así toda una jornada de trabajo.
Si fueses capaz de medir el tiempo que usa cada trabajador en este tipo de distracciones o interrupciones, creo que no te lo creerías, y esto por desgracia pasa en una gran mayoría de empresas. Sinceramente, espero que la tuya sea de las que forman parte de la excepción que confirma la regla, pero si no es así, tu organización y tu equipo tiene un grave problema de baja productividad, que a la postre redundará en pérdidas reales para la empresa. Pero, repito, espero que tu empresa no esté en este grupo de empresa, muy numeroso, por cierto. Según mi experiencia muchas empresas tienen este mal, yo lo llamo el mal del gallo, estamos todo el día haciendo “kikiriki”, y nos distraemos e interrumpimos constantemente.
Pero aún hay más, otra reflexión, ¿Cuántas veces tú mismo te distraes, en cualquier pensamiento, recuerdo, que nada tiene que ver con la tarea que estás haciendo en ese momento?, seguro tú no eres de los que cometen esto muchas veces, pero muchas personas se distraen en sus propios pensamientos un montón de veces, están administrando mal su tiempo.
Te dejo una cita, para que reflexiones:
«¿Amas la vida? Pues si amas la vida no malgastes el tiempo, por que el tiempo es el bien del que está hecha la vida»
Benjamín Franklin
Hay dos tipos de interrupciones como te he mencionado:
1-Interrupciones internas. Las que vienen de ti mismo, tus pensamientos, recuerdos, etc.
2-Interrrupciones externas. Viene de fuera, teléfono, WhatsApp, email, compañeros jefes…
ALGUNOS CONSEJOS PARA EVITAR QUE SE PRODUZCAN:
1. Implica a tu equipo. Tu equipo sea consciente del perjuicio de las interrupciones
2. Utiliza bandejas para dejar documentos, tu equipo los deje allí, y al mismo tiempo todos lo mismo. Luego ya se establecerá una hora para tratar todos estos documentos.
3. Acostumbra a tu equipo a agrupar las consultas.
4. Fija los momentos para atender las consultas. Define una franja horaria para reunirte con tu gente y tratar todas las incidencias.
5. Di no con amabilidad. El arte de decir NO.
6. Concentra todos los asuntos anotándolos en una libreta, a la espera de en una reunión o franja horaria establecida comentarlos todos.
7. Apaga móviles, correos, WhatsApp y resto de dispositivos.
8. Ten claro tener toda la información que necesites antes de afrontar una tarea importante, una TA (Tarea Alta), o también llamada una “roca”.
9. No dejes tareas a medias, termínalas.
10. Programa las horas de visita o entrevistas.
11. Trata de anticiparte a ciertas interrupciones yendo al despacho de los demás.
12. Establece períodos de incomunicación y haz que se respeten.
13. Respeta el tiempo de los demás.
14. No pidas información a menos que la necesites, y si la necesitas pide cita y no interrumpas.
15. Centra los temas. Aunque tengas tiempo no se lo hagas perder a los demás.
16. Se también consciente de los períodos de máxima actividad de los demás.
17. Si trabajas en un entorno con mucha gente y muchas distracciones, usa cascos para concentrarte cuando hagas una TA (Tarea Alta).
Toma consciencia de que:
1-Atender todas las interrupciones es altamente ineficiente e innecesario.
2-Tu eres el único responsable de decidir a que dedicas tu tiempo, tu atención en cada momento.
3-No todas las interrupciones se gestionan igual.
4-Captura, anota todas tus interrupciones en tu libreta y luego ya decidirás qué hacer (fase organizar) del GTD.
Y un último consejo: Para cambiar tu organización en su manera de trabajar, primero tendrás que cambiar tu.
