DIRECCIÓN FINANCIERA, EL PRESUPUESTO Y SU CONTROL. CASO DE ÉXITO en su IMPLANTACIÓN.
Una de las herramientas que implanto en mis empresas clientes, es el Presupuesto y su control mensual. Voy a contar un caso de éxito de una empresa del sector de la construcción donde Dirección Financiera Valenciana (DFV) está colaborando.
El boca a boca es la herramienta de marketing más eficaz, y esa fue la forma en que fui a parar a casa de mi cliente, una recomendación de otro cliente.
Enseguida vi lo que pasa en un gran de número de espléndidos empresarios, era un “hacha” como comercial, como técnico, pero la gestión de su empresa, no era su fuerte, pero si estaba en su “casa” (empresa) era sin duda por que el cliente había percibido la necesidad de que un profesional le echase una mano. Un empresario inteligente, sin duda.
Después de haber analizado su empresa con un DEF (Diagnóstico Económico Financiero) y de varias conversaciones para ver cómo le podía ayudar para re direccionar su empresa, una de las herramientas que le propuse fue la de implantarle un Presupuesto y llevarle mensualmente el control. El empresario, una vez le expliqué la utilidad de dicha herramienta me dijo entusiasmando y esperanzado que adelante. Ventajas de implantar un Presupuesto:
1º-Alinear a los responsables de los distintos departamentos de la empresa con la Estrategia. (en esta empresa estaba el gerente y el administrativo que hacía además de responsable de compras).
2º-En empresas pequeñas te obliga a diseñar la Estrategia de la Empresa (en este caso fue así)
3º-Te obliga a realizar un análisis de cada partida de gastos, una a una, y eso te plantea si es posible que dicha partida de gastos sea menor o incluso eliminarla.
4º-El ejercicio de diseñar, implantar el presupuesto del año siguiente, te ayuda a saber tu potencial de ventas, de producción, gastos, etc. Hace que seas más consciente de las distintas partidas de ventas y de gastos. Te mentalizas mucho más sobre ellas.
5º-Responsabilizas a los diferentes actores de la empresa (gerente, y el de compras en este caso) en la consecución de las distintas partidas del presupuesto.
6º-Una vez tienes diseñado tu presupuesto, tienes una foto clara de cómo te puede ir el año siguiente siguiendo lo marcado, dictado, en la herramienta del presupuesto. Esto es como un compromiso que estás implícitamente adquiriendo para contigo y con la empresa. Es tu Santo Grial.
7º-Cada mes, tienes que hacer un control de que se está cumpliendo tu presupuesto, y si hay desviaciones, tienes que tomar medidas para reconducir esas partidas o desviaciones. Si no es posible, por lo menos tienes que saber por qué, tener justificada esa desviación.
8º-Es una formidable herramienta que ayudará al gerente y a su comité de dirección a tomar las decisiones más idóneas para conseguir el éxito de la empresa.
Por pequeña que sea la empresa, es mi consejo que se implante esta herramienta, y un profesional en la Dirección Financiera, le podrá ayudar a conseguir este objetivo, para mi absolutamente imprescindible para el buen funcionamiento de cualquier empresa.
Aprobamos el presupuesto, y durante todo este camino conseguimos:
1º-Mejores precios de compra en algunos materiales.
2º-Que el gerente y la persona que hacía las compras se alineasen con los objetivos que habíamos marcado en el presupuesto.
3º- Diseñamos una Estrategia para la empresa, en la que definimos su propósito, visión, misión, valores, un plan de marketing, de operaciones, etc. No hicimos un Plan de Negocio extenso, pero sí que un pequeño Plan de empresa que nos ayudaría a tener claro nuestros objetivos y nuestro camino a seguir para el futuro.
4º-El responsable de compras se alineó por completo con el presupuesto, y para él era su máxima prioridad, y eso ayudó a conseguir los objetivos de una manera notable.
5º-El gerente cada mes revisaba junto a DFV y el responsable de compras el informe que presentábamos del Control Presupuestaria, y comentábamos la marcha de la empresa, las ventas, el margen bruto, los diferentes gastos, analizábamos las desviaciones, se buscaba una explicación a esas desviaciones, y si era el caso se tomaban decisiones para encarrilar nuestros objetivos (ventas, gastos…). Por primera vez en su vida, el gerente tenía marcado unos claros objetivos en su gestión gracias a esta herramienta.
Unos meses después con la ayuda de esta herramienta y otras que implantamos (Planificación tesorería, cuadro de mando integral, rentabilidades de las diferentes líneas de negocio, y otras) la empresa cambió sustancialmente su manera de gestión y además esto fue acompañado de que su cuenta de resultados pasó a ser positiva después de mucho tiempo.
No hay nada que pueda recompensar más a un buen profesional que ver a un cliente satisfecho. Y aquello fue para nosotros muy gratificante.
Llevar una buena Dirección Financiera es una de las claves que pueden aportarle un valor importante a la empresa, independientemente de su dimensión, de hecho, en las pymes es donde esta figura no suele estar y dónde más campo de actuación o ayuda puede ofrecer.
Por eso animo a los empresarios de pymes a que tomen esta iniciativa, que está al alcance de todas las empresas.
