No es cosa banal el implantar una de las herramientas que yo considero más imprescindibles dentro del control de gestión en la empresa, el PRESUPUESTO.
Lo primero que deberemos de tener claro es quién es el/la responsable de implantarlo en la empresa. Tengo claro que no debe de ser ni el/la Director/a Financiero/a (DF) ni el controller. La figura que debe de implantarlo es el/la Gerente o la Dirección General (DG). Sería un error que esta herramienta partiese de la Dirección Financiera, debe de partir de la Dirección General, debe de ser quien la lidere. La DF será quién la coordine si la empresa es Pyme o si es una empresa de mayor dimensión puede que sea la figura del controller.
Una vez tengamos claro quién debe de liderarlo y quién coordinarlo, los pasos para implantar el presupuesto y que éste sea efectivo son:
Primer Paso. Comunicar, transmitir a toda la organización la necesidad, los beneficios que tiene el implantar un presupuesto en la empresa. Deberá de ejercer esta labor la Dirección General.
Segundo Paso. Si ya hemos logrado el que todo el personal tenga claro los beneficios de esta herramienta, que el presupuesto es una herramienta clave para la gestión de la empresa, deberemos de involucrar a toda la plantilla y sobre todo a los diferentes responsables de área, para que se sumen a la realización del presupuesto. Todos deben de participar en esta tarea.
Tercer Paso. Este es el que nos resultará más laborioso. Deberemos de trabajar hasta conseguir consensuar todas las partidas del presupuesto, estudiando, analizando, valorando cada componente de este presupuesto. Aquí hay un trabajo arduo, donde deberemos de debatir en reuniones cada partida. En esta fase la Dirección Financiera deberá de coordinar, ya que es el área que mejor controla los números de la empresa, pero cada área deberá de “mojarse” aportando su presupuesto. Aquí deberemos de agudizar nuestro sentido común y trabajar siempre con presupuesto base cero, es decir, miraremos los datos históricos de años anteriores como una información más, pero no como la base para elaborar el presupuesto.
Partiremos siempre teniendo clara la estrategia a corto plazo de la empresa, es decir, qué acciones tenemos previstas realizar en el año próximo, nuevas inversiones, lanzamiento nuevo producto, nuevo mercado, diferente política de precios, etc. Y teniendo claro esta estrategia haremos una previsión de nuestras ventas, y de nuestros gastos. Si tenemos previsto lanzar un nuevo producto (por ejemplo), deberemos de tener claro si necesitamos contratar nuevos empleados, ampliar nuestra red de ventas o representantes, una campaña de marketing, más gastos de viajes, etc. Trataremos de proyectar ingresos y gastos teniendo claro nuestra estrategia para el año siguiente.
El trabajar con un presupuesto de base cero, implicará que para cada partida nos preguntemos:
1-¿este gasto/concepto es necesario para el próximo año?
2-¿qué importe necesito consumir para lograr mis objetivos?
3-¿qué acciones puedo tomar para reducir estos gastos respecto al año anterior sin que se resientan mis ventas?
Sin lugar a dudas en esta fase es donde más tiempo tendremos que emplear.
Cuarto Paso. Una vez tenemos ya elaborado nuestro presupuesto, implicando a toda la plantilla, principalmente a los responsables de cada área, se deberá de aprobar ante el consejo de administración o los socios/as, explicándoles todo lo necesario para que todos tengamos claro nuestros objetivos y metas y cómo y con qué recursos contaremos para lograrlos, tratando siempre de optimizarlos.
Quinto Paso. (Y uno de los más importantes). Ya tenemos el presupuesto aprobado, a toda la plantilla motivada para ello, todos vamos a una.
Ahora deberemos de realizar un control sobre el presupuesto, e informar a los responsables de las desviaciones habidas en cada periodo sobre cada partida, analizar el por qué de estas desviaciones y tratar de rectificarlas cara al futuro. En esta fase normalmente es la DF quién la coordina y recopila toda esta información.
No debemos de olvidar que en los tiempos que vivimos, con cambios tan rápidos, deberemos de tener la mente abierta para modificar nuestro presupuesto ante el devenir de cualquier acontecimiento que cambie nuestra estrategia inicialmente marcada. Es mi opinión, el trabajar con el rolling budget -presupuesto cambiante-, o hacer presupuestos cada trimestre o periodo que se estime, siempre a un año vista, para ir cambiándolo, según veamos la marcha de la empresa.
Estoy convencido que si seguimos estos pasos lograremos implantar una herramienta muy importante dentro de la gestión de nuestra empresa, y lograremos una gestión mucho más eficiente y como resultado conseguir nuestros objetivos.
Así pues animo a los empresarios/as a implantar esta herramienta en su empresa siguiendo estos pasos, nos ayudará mucho a lograr nuestros objetivos.
Muy buen artículo. Felicidades.