El Presupuesto y su control en la Empresa.

Lucía era escéptica a todas aquellas cosas que le contaba su marido. Carlos, su marido, estaba en el paro desde hacía 2 años, y aunque seguían teniendo unos ahorros y María un buen trabajo, había impuesto en su casa una serie de medidas para ahorrar.

Antes, cuando ambos trabajaban, iban holgados, pero ahora con la nueva situación las cosas habían cambiado.

Carlos decidió implantar un presupuesto en su casa:

tanto de ingresos, como de gastos (en comida, ropa, zapatos, impuestos…etc). Había utilizado un Excel, y se lo enseño a su mujer. Ella le dijo que le parecía bien (qué le iba a decir, las intenciones eran buenas), pero no se lo creía.

Cuando Carlos le presento un pequeño informe comparando dos trimestres, uno antes de aplicar el presupuesto y otro después, María empezó a creer.

El implantar un presupuesto no es otra cosa que aplicar el sentido común, si tenemos una guía, un camino a recorrer, unos objetivos a cumplir y tratamos en todo momento de tratar de alcanzarlos, de seguro que nos irá mejor.

Por eso es tan importante confeccionar un presupuesto en tu empresa y hacer un control de él. Pero no debemos de caer en el error de implantar un presupuesto como medida para solucionar nuestros problemas en la empresa, no seamos reactivos, debemos de implantar un presupuesto cuando la empresa va bien (se trata de ser siempre proactivos).

Pero esto no basta, es importante que todos los integrantes de la empresa crean en él, de esta forma será más efectivo, y más allá de que crean en él, que sean partícipes en su elaboración y control, de esta manera se involucrarán al cien por cien.

El presupuesto es una de las herramientas más importantes dentro del Sistema de control de gestión en las empresas, lo deberá de liderar el gerente, lo coordinará el Director Financiero, y entre ambos deberán de involucrar a toda la plantilla tanto en la confección como el su control periódico.

Muchas empresas que utilizan esta herramienta hacen un presupuesto al año (fijo) y basta, pero hoy en día esto no es suficiente. El entorno cambia de forma muy rápida, y el presupuesto puede estar desfasado en pocos meses, por eso animo a que se implante un rolling budget o presupuesto trimestral, cada trimestre se confecciona, se actualiza dicho presupuesto.

Algunos apuntan a una nueva herramienta o pensamiento el beyond budgetting (más allá del presupuesto). Significa que cada responsable actuará de forma individual en su área, no tiene el control presupuestario habitual, este pensamiento puede ser efectivo según para qué organizaciones, pero para las pymes, micro pymes, yo recomiendo el rolling budget o presupuesto trimestral.

Podemos trabajar con un presupuesto cero, es decir partiendo de que nos posicionamos como si empezásemos de nuevo, y nos preguntamos si realmente este concepto o gasto es necesario para nuestra actividad, y así en todas las partidas de gastos en la empresa. Es bastante efectivo, ya que hace que reflexiones acerca de cuáles son tus verdaderas necesidades.

Otra forma de presupuestar es por actividades, si tienes unas líneas de negocio claramente identificadas y quieres controlar tus ingresos y gastos por dichas líneas o actividades, es una buena fórmula para presupuestar.

A modo de resumen:

1. El implantar el presupuesto en la empresa y su control es una de las herramientas más válidas para la gestión de tu empresa.
2. Deberás de implicar a toda la organización para que este sea efectivo
3. Eligirás el tipo de presupuesto que mejor se adaptar a tu empresa, teniendo en cuenta los valores y cultura de la empresa. (Presupuesto anual, el rolling budget, beyond budgeting, presupuesto base cero, presupuesto por actividades).
4. Se deberá de realizar un control periódico para que esta herramienta sea efectiva.

Como conclusión animo a todos los empresarios de pymes, micro pymes… a que implanten en su organización el presupuesto o budget y su control presupuestario, en poco tiempo verán las ventajas y beneficios que de seguro le va a reportar, Carlos en su casa lo hizo y al final María supo reconocerlo y su economía familiar también.

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