Hoy en día, cuando la mayoría de las empresas tiene enormes dificultades para llegar a final de mes cumpliendo con todas sus obligaciones de pago, es crucial el llevar un eficaz control de nuestra tesorería con el máximo rigor máxime porque nos evitará muchos disgustos y además un buen control nos ahorrará gastos.

Muchas empresas acaban penando con su desaparición por el mero hecho de no haber hecho una buena gestión de su tesorería.

Y por qué siendo tan importante una buena gestión de la tesorería hay muchas empresas que no acaban de tomarse de manera más profesional su gestión? ¿Por ahorrar  no tienen a un experto que le ayude en su gestión, sea un Director Financiero, un consultor externo…etc.?, en mi opinión eso es un error que pueden pagar con la “muerte” ( cierre de su empresa).

Quiero aportar  mi experiencia para dar algunas recomendaciones de cómo gestionar más óptimamente la tesorería de su empresa.

1º-Establezca unas políticas claras.

1.1.Política de cobros.

Sentido común, es una virtud que no todo el mundo tiene, y nunca me cansaré de repetirlo, en todo lo que hagamos siempre por delante apliquemos el sentido común.

En primer lugar para una buena gestión de nuestra tesorería, se tendrá que tener en cuenta el sector donde se mueve la empresa, no debemos ir contra corriente, si mi competencia cobra mediante giro, y nosotros lo hacemos con pagaré puede que esto merme nuestras ventas.

Debemos de establecer el medio de cobro con el que queremos que nuestros clientes nos abonen nuestras facturas. Aquí juega papel factores tales como la mayor o menor seguridad en el documento de cobro (pagaré, confirming, giro…).

Medios de cobro. Breve análisis de los más importantes y utilizados:

Las dos formas más comunes de forma de cobro son el giro y el pagaré. Otras formas son transferencia, contado, carta de crédito (operaciones internacionales), confirming…

Hay que tener clara la diferencia entre giro y pagaré para ver que nos interesa más aplicar en nuestra empresa.

Giro

Ventajas: podemos disponer de la liquidez una vez hayamos facturado.

Desventajas, tiene menos fuerza jurídica si se produce un impago.

Pagaré.

Ventaja, mayor fuerza jurídica ante la ejecución de un impago.

Desventajas, estamos a merced que el cliente nos envíe dicho documento, con lo que no disponemos de la inmediatez de liquidez como en el caso del giro.

Deberemos de sopesar y tomar una decisión al respecto siempre consensuandolo con el Director Comercial y el CEO y según lo que interesa a la empresa. También he de decir que nunca una política  de este tipo será indefinida, siempre deberemos de estar abiertos y ser flexibles  a los posibles cambios, ya que todo evoluciona y cambia (y más en los últimos tiempos).

En segundo lugar deberemos de decidir la financiación que les ofrecemos a nuestros clientes. Aquí sí que me atrevo a decir que el arte de la venta tiene mucho que decir. Yo he visto en una misma empresa un comercial obtener un plazo de cobro medio de 150 días y otro alcanzar una media de 110 días. Y las ventas eran similares. Es evidente que uno se estaba esforzando más o simplemente era más profesional. Sobra decir que siempre deberemos de tratar de cobrar lo antes posible, si puede ser contado mejor. Este plazo de cobro determinará cuáles son nuestras necesidades de capital circulante, es decir qué tesorería necesitamos para “mover” nuestro negocio. (Este capítulo lo abordaré en otra ocasión).

1.2. Política de pagos.

Lógicamente irá unida a la política de cobros, pero por principio siempre deberemos de pagar lo más tarde posible, aquí entramos en conflicto con compras, ya que es quien lo suele negociar, y habrá que consensuar este plazo de pago y forma entre compras y el CEO (Director General).

Es interesante, yo lo aconsejo de todas todas,  el negociar un día de pago al mes, esto nos ayudara optimizar nuestra gestión administrativa y nos determinará un plazo de pago medio más largo, algo que nos vendrá bien para una mejor liquidez y menores costes financieros.

1.3. Política facturación.

Aquí debemos de ver qué interesa más a la empresa para ser operativo, práctico, debemos de actuar según nuestras necesidades e intentar optimizar costes.

Si necesitamos facturar lo antes posible porque nuestros clientes nos pagan por pagaré o giro, mi consejo sería  que facturemos semanalmente, de esta forma conseguimos pronto poder financiarnos (mediante el giro o pagaré que nos envié el cliente), tenemos un día de facturación, nos ayuda a tener un proceso de gestión administrativo más óptimo y de esta forma pronto podemos hacer liquido dicha factura.

2º-Planifique, gestione eficazmente su tesoreria

Una vez que tenemos claro nuestra política de cobros, de pagos, de facturación, que deberá de ser lo primero que debamos de gestionar, empezaremos a planificar. Al fin y al cabo la estrategia y la planificación deben de formar siempre parte de todas las áreas de la empresa y sobretodo del área de finanzas.

Si la empresa maneja gran cantidad de información, pagos, cobros, gestión clientes…etc., aconsejo utilizar una herramienta o software apropiado, pero en la mayoría de las ocasiones un buen Excel será la herramienta más poderosa y económica que nos va a ayudar a una eficaz gestión de nuestra tesorería.

Dependerá de la situación de la empresa, de sus necesidades, se realizará una planificación de tesorería al mes, al trimestre y anual (aquí vuelvo a apelar al sentido común y práctico). Cada mes se realizará dicha previsión (la del mes siguiente y la del trimestre). La del mes nos servirá sobretodo para ver cómo y de qué manera manejamos nuestros cobros para cubrir nuestros pagos. Es decir si tenemos en nuestro cajón “x” en pagarés y tenemos que pagar “y” descontaremos sólo lo que necesitemos para atender esos pagos en el momento que venzan. De ahí mi recomendación de negociar con nuestros proveedores un solo día de pago como antes apuntábamos.

En alguna empresa se hace imprescindible el realizar tesorerías  quincenales o incluso semanales, siempre dependerá de la situación de liquidez de cada empresa.

2.1. Tesorería quincenal.

Dado los tiempos que corremos soy partidario de realizar una tesorería cada 15 días, y según qué casos es posible que semanalmente. Esto dependerá de muchas circunstancias, según situación de la empresa, sector, etc.

2.2. Tesorería mes y tesorería trimestral.

Es importante que se elabore mensualmente y trimestralmente una posición de tesorería para ver la evolución de ésta. Aquí se deberán de implicar comercial y compras para que te den una estimación de las ventas, tipología de clientes (para saber formas de cobro y plazos) y también compras para según qué ventas qué compras hará tener en cuenta los proveedores a los que se comprará, y determinar plazos de pagos. Todo esto se deberá de plasmar en una previsiones de tesorería que como conclusión será la de estar tranquilo en cuanto a liquidez en el corto plazo, o por el contrario informar al CEO de posibles problemas, con lo que deberíamos de tener previsto un plan de contingencia, ya que es absolutamente crucial que la empresa disponga de la liquidez que necesita para el normal funcionamiento de sus actividades.

Es bastante improbable que estas previsiones sean exactas, pero nos permiten visionar nuestras posibles necesidades futuras para así actuar con tiempo. Estamos previniendo y ya se sabe que es mejor prevenir que curar.

2.3. Tesorería anual.

Nos da una visión a más largo plazo de nuestras posibles necesidades de liquidez en el futuro.

Este presupuesto de tesorería esta muy relacionado con el presupuesto general de las empresas.

Es bueno realizar un análisis de sensibilidad, ya que acertar a tan largo plazo es muy poco probable, pero esto nos tiene que dar una idea de qué políticas aplicar para que nos cuadre nuestra liquidez y no tengamos problemas a lo largo del año. Para esto sirve este presupuesto, para planificar estrategias de políticas de cobros, pagos, etc., y si existen inversiones, etc., planificar como financiarlas, préstamos, aportaciones capital, autofinanciación, etc.

La previsión de la tesorería anual yo aconsejaría hacerla según se actualice nuestro budget ( trimestralmente, semestralmente) o si se trabaja con un rolling budget cada vez que este se revisa.

Como conclusión decir que la gestión de nuestra tesorería es vital y hay que realizarla de manera muy profesional, tengamos en consideración que la tesorería, la liquidez en la empresa es como la sangre que fluye por el cuerpo humano, no lo tomemos a la ligera.

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