EL CONTROL PRESUPUESTARIO. UNA HERRAMIENTA EFICAZ.CASO ÉXITO.
En algunas ocasiones he debatido con compañeros la utilidad de esta herramienta. Yo siempre he creído que el Control Presupuestario es muy útil para todas las empresas por pequeñas que sean.
Hoy voy a contaros un caso que hace poco me sucedió en casa de un cliente.
Implantamos el presupuesto y su control hace apenas un par de meses. Y fue en el control presupuestario de marzo cuando al analizar las desviaciones vimos que todo estaba controlado, según lo presupuestado, excepto que había una importante desviación en el Margen Bruto, nada menos que un 4%.
Empecé su análisis y encontré lo siguiente:
- Estábamos pendientes de recibir un abono de un material que vino defectuoso y tuvimos que comprarlo de nuevo, con lo que contablemente teníamos dos veces contabilizado el gasto, y el abono correspondiente aún no lo habíamos recibido.
- Hablé con el responsable de producción para preguntarle si en el primer trimestre había habido algo que hubiese hecho que nuestro Margen Bruto fuese más bajo de lo esperado. Primero tuve que explicarle el concepto de Margen Bruto.
- Averigüé que durante ese periodo había habido problemas y muchas piezas se habían tenido que repetir. Es decir, cada pieza que se repetía no se cobraba nada al cliente, no se le repercutía, pero en la empresa ese coste era imputado directamente a pérdidas.
- Averigüé que en una partida importante de compras uno de los proveedores más importantes no nos estaba aplicando un descuento que en su día el gerente negoció con él.
- Observamos que en ciertas materias primas de un volumen importante se precisaba una “sentada” con ese proveedor y negociar mejores precios, o descuentos por compras (rappels sobre compras).
En consecuencia, gracias a este análisis se tomaron las siguientes decisiones:
- Reclamar de forma más contundente el abono que el proveedor nos debía.
- El gerente iba a tomar parte activa en el proceso de producción para averiguar de qué manera podíamos disminuir el número de repeticiones. Había que atacar este punto de manera urgente. Además se estableció que uno de los indicadores clave a añadir al cuadro de mando integral (otra herramienta que aconsejo implantar en toda empresa), iba a ser el nº de repeticiones del mes. Vamos que íbamos a seguir muy de cerca este valor.
- Se amonestó al responsable de compras de que no podía descuidar el que diésemos como buenas unas facturas que no nos habían aplicado los descuentos negociados.
- Y por supuesto se envió email contundente a nuestro proveedor para que nos aplicase esos descuentos negociados cuanto antes.
- El responsable de compras inició una campaña de negociación con los proveedores más importantes. Sacamos un ABC proveedores y empezamos a negociar uno a uno los más importante. En esa negociación estaríamos presentes el gerente y yo, por considerarlo importante.
Los resultados aún no los hemos podido cuantificar ya que estamos en pleno proceso de acometer todas las acciones mencionadas, pero a raíz de las acciones ejecutadas y por ejecutar de seguro que los frutos se verán en breve. Estoy convencido que esa desviación del 4% la vamos a reconducir en pocos meses.
Como podemos ver, yo no tengo ninguna duda de la efectividad de esta herramienta, el control presupuestario. Así pues, amigo empresario, no lo dudes, implanta esta herramienta y pronto recogerás sus frutos.
Eso sí, como siempre aconsejo actúa de manera profesional, y si no lo tienes claro, acude a un experto para que te ayude. No te arrepentirás.
