TIEMPO PARA PRESUPUESTAR
Llega el otoño y con él la caída de las hojas, la caída de las temperaturas, la caída de la lluvia…y para las empresas llega la hora de Planificar su estrategia a corto plazo, para el año siguiente, y plasmarla en una de mis herramientas favoritas, y según mi humilde opinión más importantes para implantar en las empresas, el PRESUPUESTO.
Es una herramienta donde traduciremos y plasmaremos la estrategia de la empresa en números, es decir, todo lo que tenemos pensado hacer en el año siguiente con nuestros objetivos bien definidos, ponerlo en una simple hoja Excel y ver cómo queda la foto para el año siguiente en la cuenta de resultados.
¿Cómo lo hacemos?
Recomiendo una serie de pasos:
1-Varias reuniones con la propiedad y el gerente para que se revise la estrategia a largo plazo, y definir lo que dentro de esa estrategia se va a llevar a cabo en el año siguiente, estrategia a corto plazo.
2-Una vez tengamos claro eso, reuniones con el comité de dirección, donde deberán de estar los responsables de los departamentos, compras, producción. Comercial, marketing, personal, etc. En esa reunión se les comunicará la estratega de forma general de la empresa para año próximo, y se les pedirá que aporten todas las ideas al respecto. Hay que mantener una reunión muy abierta y participativa, todas las ideas y sugerencias suman, y deben de reflejarse en la libreta de actas de reuniones.
3-Se pedirá a cada responsable, una vez se tenga claro la estrategia próximo año, cuáles son sus necesidades, de posibles inversiones, por ejemplo, una máquina, o necesidades de otros recursos, gastos, o necesidades de contratar personas. Se les dará un plazo para definir todo esto. Se les sugerirá que consulten con gerencia, o dirección financiera toda duda al respecto.
4-Una vez la dirección financiera tenga ya toda la información de cada responsable, la trasladará a un primer borrador del presupuesto.
5-Nueva reunión con gerencia para ver cómo queda la “foto” del presupuesto o resultados del año próximo. ¿es coherente con los propósitos de la empresa?, ¿es realista? Se hará un análisis al respecto, dirección financiera y dirección general.
6-Una vez dirección general haya dado su visto bueno. La dirección financiera trasladar ese presupuesto a cada responsable para comentar todos los detalles acerca de las partidas de su departamento. Si hay alguna anomalía o cosa que no cuadre se volverá a comentar con gerencia. El objetivo es conseguir un acuerdo, un consenso entre todos.
7-Una vez hecho el consenso, y habiendo confeccionado ese presupuesto en una simple hoja Excel, la dirección general deberá de dar su visto definitivo. Es recomendable que todos los integrantes firmen su “compromiso”.
Matices a hacer con esta herramienta:
1-Un presupuesto es flexible, en un año y más con los tiempos que corren pueden cambiar muchas cosas, hay que tener suficiente cintura, sobre todo por parte del director financiero, para cambiar, hacer lo que llamo un “rebudget” o volver a hacer otro presupuesto las veces que se considere necesarias con la finalidad de que el presupuesto no se encuentre desfasado en ningún momento.
2-Mucha comunicación acerca de los detalles de estos cambios con todos los participantes o responsables.
3-Cada mes se hará un control presupuestario, y se comentará con la dirección general y con cada responsable para que se vea la marcha de dicho presupuesto, las posibles desviaciones, y las posibles acciones para redireccionar esa partida desviada, o simplemente habrá que justificar el porqué de esa desviación.
4-Se hará informe mes con todo detalle al respecto, y se reunirá la dirección financiera con el gerente para comentar dicho informe.
5-No se precisa de un software muy especial y caro para implantar esta herramienta, con un simple Excel de un profesional que se maneje en estas lides es más que siguiente. Por supuesto que hay softwares potentes al respecto.
6-Nunca olvidar que el sentido común siempre deberá de primar en todas estas situaciones.
7-Toda empresa grande, pequeña, micro pyme debería, es aconsejable, implantar esta herramienta no es nada cara, y contratar una dirección financiera externa tampoco lo es, y el valor de ambos, es algo que revertirá y de manera muy exponencial en la empresa. Una dirección financiera nunca es un gasto, es una inversión, no olvidemos esto.
Bueno, pues espero que si no tienes implantada esta herramienta lo hagas, verdaderamente vale mucho la pena, y si necesitas de alguien que ha implantado esta herramienta en numerosas empresas y con éxito, no dudes en ponerte en contacto con nosotros.
